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Formalités (souvent) oubliées d'embauche

Mis à jour : 24 janv. 2019

Ces formalités sont souvent faites de manière approximative, par manque de temps ou par oubli. Passer à côté de certaines peut coûter très cher à vos clients !

#Formalite #embauche #Expertscomptables

Bienvenue sur cet article évolutif. Nous vous donnons la parole via l'espace commentaire et si vous désirez réagir, proposer une amélioration ou tout simplement donner votre avis sur le sujet, n'hésitez pas !


1 - Formalités les plus connues #Lebéaba

Élémentaire mon cher Watson !

Incontournables et connues de tous, les formalités qui suivent sont les plus connues et (heureusement) rarement oubliées :

  • Rédaction d'un contrat de travail : Il ne faut pas oublier certaines clauses qui peuvent se révéler utiles dans le futur : Clause de non-concurrence, Accord de confidentialité, liste du matériel mis à disposition etc.

  • DPAE : Elle doit être réalisée au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date de l'embauche

  • Affiliation mutuelle & prévoyance : Attention à bien consulter la convention collective pour vérifier que les garanties couvrent les minima conventionnels.

  • Inscription sur le registre du personnel : Aucune forme spécifique n'est imposée à l'employeur pour la tenue de ce document. Il peut donc être tenu par votre logiciel. Bien vérifier tout de même que votre solution prévoit l'intégralité des mentions obligatoires.


2 - Le document unique d'évaluation des risques #DUER

Quésaco ?

Le DUER recense l'ensemble des risques professionnels pour la sécurité et la santé du personnel de l'entreprise afin d'organiser la prévention au sein du programme annuel de prévention.


Vous trouverez ci-joint un lien vers la CCI qui expose l'ensemble des informations de ce document.


Il doit être tenu à la disposition des salariés, des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail et de tout organisme chargé de la santé, la sécurité et des conditions de travail. Il doit être mis à jour annuellement.


3 - Titres de séjour #Etranger

Faux et usage de faux

Tout le monde ne le sait pas, mais il est obligatoire de contrôler que le titre de séjour du salarié étranger (hors UE) que vous embauchez est encore en cours de validité. En effet il peut vous présenter un titre qui a été annulé par décision administrative.

Au moins 2 jours ouvrables avant la date d'embauche, l'employeur doit demander à la préfecture du département du lieu d'embauche, l'authentification du titre ou de l'autorisation de l'étranger qu'il souhaite embaucher (par mail ou lettre recommandée avec accusé de réception).


Article R 5221-41 du code du travail

À défaut de réponse dans les 2 jours ouvrables suivant réception de la demande, l'obligation de l'employeur de s'assurer de l'existence de l'autorisation de travail est réputée accomplie


Si le travailleur étranger est titulaire d'un titre de séjour n'autorisant pas le travail, vous devez faire une demande d'autorisation de travail auprès de la DIRECCTE avant l'embauche.


Sanctions :

Est puni de 5 ans d'emprisonnement et d'une amende de 15 000 € appliquée autant de fois qu'il y a d'étrangers concernés, le fait d'embaucher, de conserver à son service un étranger sans titre l'autorisant à travailler en France.

Ces peines sont portées à 10 ans d'emprisonnement et 100 000 € d'amende lorsque l'infraction est commise en bande organisée.


4 - Examen médical d'embauche #Apte

Docteur j'ai mal à l'orteil

Depuis 2017, elle n'est plus systématique, mais il convient tout de même de programmer une visite d'information et de prévention dans les 3 mois après l'embauche.

Dans le cas d'une profession présentant des risques particuliers, cette visite médicale reste obligatoire. Ne pas oublier que le nom et les coordonnées du médecin du travail doivent être consultables via l'affichage par exemple.


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